哈尔滨理工大学教育发展基金会

档案管理办法

为加强哈尔滨理工大学教育发展基金会（以下简称基金会）电子和文书档案管理，确保档案完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，特制订本办法。

第一章 档案的组织机构

第一条 基金会秘书处(办公室)为文件档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施，秘书长负责检查、指导工作。

第二条 本基金会档案管理人员的职责：

(一)档案管理人员要了解基金会的工作业务，掌握基金会文件材料的归档范围，并不断加强业务学习，提高档案工作水平。做好档案分类归档、编目、编号、排列、装盒等各项工作；

(二)认真执行归档制度，收集管理基金会的文件材料并及时归卷；

(三)对档案资料负有保密义务。

第二章 档案归档范围

第三条 本办法档案归档范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的所涉及内容处理完毕或暂告一段落并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：

(一)上级主管部门的文件材料

1. 登记管理机关和业务主管部门发布的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；

2. 登记管理机关和业务主管部门向本基金会颁发或出具的各种有效证件及凭证；

3. 上级领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的音像等材料。

(二)本会的文件材料

1. 本会成立、变更、年检、评估、章程、制度等文件资料；

2. 本会理事会成员、工作人员的基本资料；

3. 本会的请示、计划、总结、年度工作报告；

4. 本会的资产负债表和财务报告；

5. 本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

6. 本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

7. 本会工作人员任免的文件材料以及关于考核、奖惩等文件材料；

8. 本会召开理事会的会议纪要及表彰大会等重要会议材料；

9. 本会与有关个人、团体、企事业单位签订的协议书、合同、重要文件及需要执行的法规性文件；

10. 本会的历史沿革，大事记，反映本会重要活动事件的材料，荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

11. 其他具有保存价值的文件材料。

第三章 档案的收集管理

第四条 基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会秘书处(办公室)。

第五条 归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理，归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。

第六条 档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，便于理事会参考利用。

第七条 承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第八条 档案管理人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料与接办人员交接清楚，填写移交单，不得擅自带走或销毁。

第九条 年度结束后，基金会档案资料应于次年按哈尔滨理工大学档案工作要求分类归档，由学校档案馆代为保管。

第十条 会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行及哈尔滨理工大学相关财务制度执行，由学校财务处代为保管。

第四章  附  则

第十一条 本办法由基金会秘书处（办公室）负责解释。

第十二条 本办法经2022年6月27日基金会理事会审议通过执行，此前颁布同类制度同时废止。